Penggunaan komputer sudah menjadi rutinitas di zaman sekarang. Hampir tidak ada pekerjaan perkantoran yang tidak berhubungan dengan pembuatan sebuah dokumen. Untuk membuat sebuah dokumen, tentu kalian akan menggunakan aplikasi pengolah kata, pengolah lembar kerja, bahkan sampai menggunakan aplikasi pembuat presentasi. Banyak aplikasi perkantoran yang sudah dikenalkan pada jenjang kelas VII dan VIII. Cobalah mengingat kembali materi tersebut. Aplikasi perkantoran merupakan alat pendukung yang wajib terpasang di komputer kantor. Setidaknya, ada tiga aplikasi perkantoran umum yang sering digunakan, yaitu aplikasi pengolah kata, aplikasi pengolah lembar kerja, dan aplikasi presentasi. Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi-aplikasi tersebut merupakan sebuah keharusan di era digital seperti sekarang.

Banyak aplikasi perkantoran yang dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan membuat sebuah dokumen, mulai dari produk dari Microsoft, Apple atau produk dari OpenOffice. Saat ini, aplikasi perkantoran tersebut juga sudah tersedia dalam format web-apps yang memanfaatkan teknologi cloud. Contohnya ialah Office 365 yang dikeluarkan oleh Microsoft atau Google Suite yang merupakan produk dari Google seperti diperlihatkan pada Gambar 3.2. Perhatikanlah antarmuka aplikasi pengolah lembar kerja dan aplikasi pengolah kata yang dikeluarkan oleh Apple dan Microsoft seperti diperlihatkan pada Gambar 3.3! Secara garis besar, antarmuka aplikasi tersebut memiliki kesamaan dan dapat dipastikan juga bahwa cara penggunaannya juga banyak kesamaan.

Tahukah kalian bahwa kalian dapat menggabungkan sebuah elemen dokumen yang kalian buat pada aplikasi pengolah lembar kerja ke sebuah dokumen yang dibuat dengan menggunakan aplikasi pengolah kata? Tujuan pembelajaran materi ini adalah agar kalian dapat menggunakan berbagai macam aplikasi pengolah dokumen (kata, angka, grafik maupun tabel) untuk membuat sebuah dokumen yang tidak hanya terdiri atas satu elemen. Kalian juga akan belajar untuk menganalisis aplikasi apa yang akan kalian gunakan ketika akan membuat sebuah dokumen dengan bentuk tertentu.

Pada awalnya, aplikasi pembuat dokumen memang dibuat khusus hanya untuk satu konten. Sejalan dengan perkembangan kebutuhan, aplikasi tersebut mulai bertambah fiturnya. Salah satu aplikasi pengolah kata yang populer saat periode awal ialah wordstar. Rilis pada tahun 1978, aplikasi wordstar merupakan pengolah kata yang sangat sederhana. Konten yang bisa dibuat menggunakan wordstar hanyalah konten teks, belum dapat menyisipkan gambar atau grafik. Seiring dengan berkembangnya kebutuhan manusia akan aplikasi pengolah kata, makin banyak aplikasi dan makin banyak pula fitur yang bermunculan. Saat ini, jarang sekali sebuah dokumen hanya dibuat dengan menggunakan satu konten seperti hanya teks. Sebagai contoh, buku yang kalian sedang baca ini mengandung banyak teks, gambar, dan juga grafik.

Pernahkah kalian diminta membuat sebuah laporan yang harus dipresentasikan di depan kelas? Biasanya, laporan ditulis menggunakan aplikasi pengolah kata. Ketika kalian diminta untuk mempresentasikan laporan tersebut, biasanya, kalian akan menggunakan aplikasi pembuat presentasi. Aplikasi yang bisa dipakai antara lain Microsoft Powerpoint, Google slides, Keynote, atau OpenOffice Impress. Tentu saja, dalam membuat presentasi laporan tersebut, kalian tidak bisa langsung menyalin apa yang ada di laporan dalam format dokumen teks seperti Microsoft word atau yang sejenis. Kalian harus membuat ringkasan agar presentasi kalian tidak membosankan. Presentasi, biasanya, dibuat dalam format slides. Sebuah slides Bab 3 Teknologi Informasi dan Komunikasi 45 biasanya berisi poin-poin penting berupa butir-butir. Selain terdapat konten dalam format teks, biasanya, sebuah slide juga memiliki konten pendukung lain seperti gambar, video, infografis, tabel bahkan grafik. Sebenarnya, kalian dapat membuat dokumen laporan keuangan rinci menggunakan Microsoft Word. Namun, ketika melihat struktur data yang ada di laporan keuangan, kalian akan menemukan berbagai bentuk perhitungan. Tentu saja tipe data yang membutuhkan perhitungan ini kurang cocok untuk dibuat dengan menggunakan Microsoft Word. Dibutuhkan aplikasi tambahan berupa kalkulator untuk menghitung data tersebut apabila menggunakan Microsoft Word. Aplikasi pengolah lembar kerja (spreadsheet) seperti Microsoft Excel adalah yang paling efisien untuk membuat dokumen seperti ini. Pernahkah kalian menggunakan gunting untuk memotong bungkus bumbu minyak mi instan? Mengapa kalian menggunakan gunting dan tidak menggunakan pisau? Penggunaan pisau atau gunting memiliki tujuan yang sama, yaitu samasama memotong sesuatu. Namun, tentu pemilihan pisau dan gunting sebagai alat potong sangat bergantung pada kondisi barang yang akan dipotong. Sama halnya dengan pemilihan aplikasi untuk membantu menyelesaikan sebuah pekerjaan pembuatan dokumen. Terkadang, kalian perlu menganalisis konten yang menjadi bagian dari dokumen yang akan dibuat. Dengan memerhatikan jenis konten yang ada, kalian perlu menentukan aplikasi yang cocok. Antara satu orang dan yang lain memiliki kebutuhan yang berbeda untuk membuat sebuah dokumen. Oleh karena itu, mungkin untuk kondisi tertentu, kita akan menggunakan aplikasi A; di kondisi lain, kita menggunakan aplikasi B. Tidak masalah menggunakan aplikasi apa pun, yang penting kalian dapat menentukan secara optimal aplikasi yang dapat membuat pekerjaan kalian menjadi lebih efisien.